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Ausschreibender Bereich: VS - Vorstand
Kennziffer: 2018-178

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Verstärken Sie unseren Vorstandsbereich zum nächstmöglichen Zeitpunkt als

Vorstandssekretärin / Vorstandssekretär

Ihre Aufgaben:

Ihr Aufgabengebiet im Vorzimmer des Vorstands des Wissenschaftlichen Geschäftsbereichs I umfasst vielfältige und herausfordernde Sekretariatsaufgaben. Sie unterstützen und entlasten das Vorstandsmitglied bei allen anfallenden administrativen Aufgaben durch ein reibungsloses Termin- und Informationsmanagement. So stellen Sie eine gut funktionierende Terminplanung, -überwachung und -vorbereitung sowie die administrative Vor- und Nachbereitung von (internationalen) Dienstreisen sicher. Sie sorgen für eine zielgerichtete, effektive Aufbereitung und Weiterleitung der eingehenden Anfragen/Informationen und übernehmen für das Vorstandsmitglied auch die Organisation von Veranstaltungen mit nationalen und internationalen Gästen. Des Weiteren verantworten Sie die Annahme, Weiterleitung und Vermittlung von Telefonaten und bearbeiten die eingehende Post einschließlich der E-Mails. Bei Bedarf übernehmen Sie auch die Vorbereitung von Unterlagen für Sitzungen, Tagungen und Arbeitstreffen und erstellen Skripte, Protokolle und Präsentationen sowie Korrespondenz nach Vorlage. Zudem umfasst Ihr Aufgabengebiet die überwiegend elektronische Aktenführung und Ablage. Eine enge, vertrauensvolle Zusammenarbeit mit den anderen Vorstandsbereichen sowie dem Vorstandsbüro sorgt für einen reibungslosen internen Informationsaustausch.

Ihr Profil:

Sie verfügen wünschenswerter Weise über eine mit guten Ergebnissen abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung. Für die ausgeschriebene Position qualifizieren Sie sich durch umfangreiche, fundierte Kenntnisse und Erfahrungen in der selbstständigen Übernahme von Sekretariats- und Administrationsaufgaben. Kenntnisse zum Wissenschaftssystem und Erfahrungen in einer Wissenschaftseinrichtung sind erwünscht. Sie sind belastbar und können sich auf wechselnde Anforderungen sehr flexibel und schnell einstellen. Der Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungsprogrammen und die Nutzung der verschiedenen Kommunikationsmittel sind für Sie selbstverständlich. Zur erfolgreichen Erledigung der übertragenen Aufgaben bringen Sie außerdem einen sehr sorgfältigen und engagierten Arbeitsstil, ein hohes Maß an Eigeninitiative sowie eine strukturierte und systematische Arbeitsweise mit. Überdurchschnittliches mündliches und schriftliches Kommunikationsvermögen, auch in englischer Sprache, absolute Vertrauenswürdigkeit, zuvorkommendes Auftreten sowie die stark ausgeprägte Fähigkeit zur kooperativen Zusammenarbeit mit den unterschiedlichen internen und externen Gesprächspartnern runden Ihr Profil ab.

Unser Angebot:

  • Die Möglichkeit der Einarbeitung in einzelne Aufgabengebiete wird geboten
  • Internationales, interdisziplinäres Arbeitsumfeld auf einem attraktiven Forschungscampus, günstig gelegen im Städtedreieck Köln-Düsseldorf-Aachen
  • Umfangreiches Weiterbildungsangebot
  • Attraktive Gleitzeitgestaltung und vielfältige Angebote zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
  • Vergütung und Sozialleistungen nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD-Bund); in Abhängigkeit von den vorhandenen Qualifikationen und je nach Aufgabenübertragung eine Eingruppierung im Bereich der Entgeltgruppe EG 3, übertariflich EG 8 TVöD-Bund
  • Eine zunächst auf 2 Jahre befristete Stelle mit der Möglichkeit einer längerfristigen Perspektive


Das Forschungszentrum Jülich möchte mehr Mitarbeiterinnen in diesem Bereich beschäftigen. Wir sind daher an der Bewerbung von Frauen besonders interessiert.

Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind uns willkommen.