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Systematische Begleitung der Promotion

Neben einer intensiven fachlichen Betreuung durch die Institute profitieren die Doktorandinnen und Doktoranden in Jülich von verlässlichen Rahmenbedinungen und qualitätssichernden Verfahren. So wird zu Beginn der Promotion ein Arbeits- und Zeitplan erstellt, der in regelmäßigen Abständen aktualisiert und durch den Doktorandenausschuss überwacht wird.

Einstellung als Doktorandin bzw. Doktorand

Nachdem das Promotionsthema sowie die Rahmenbedingungen zwischen dem jeweiligen Institut und dem zukünftigen Doktoranden bzw. der zukünftigen Doktorandin geklärt sind, stellt das Institut einen Einstellungsantrag an den Geschäftsbereich Personal. Zum Einstellungsantrag gehören folgende Unterlagen:

  • Promotionsvereinbarung

    Die Promotionsvereinbarung ist ein ergänzender Bestandteil des Arbeitsvertrages und beinhaltet eine Zusammenfassung des Promotionsvorhabens (Thema, Förderdauer, beteiligte Universität, fachliche Verantwortung). Sie wird vom Doktoranden bzw. der Doktorandin und der Institutsleitung unterschrieben.

  • Dokumentation zum Promotionsvorhaben

    Die Dokumentation zum Promotionsvorhaben ist ein Projekt- und Zeitplan mit dazugehörigen Arbeitspaketen für den gesamten Beschäftigungszeitraum. Der Zeitplan ist auf 36 Monate ausgelegt und beinhaltet mindestens drei Monate zum Zusammenschreiben der Doktorarbeit bzw. Zeit zum Verfassen der Publikationen bei kumulativer Promotion sowie ggf. eine Risikoeinschätzung (z. B. Aussage dazu, welche Voraussetzungen gegeben sein müssen, um den Zeitplan einhalten zu können).
    Die Dokumentation zum Promotionsvorhaben wird durch die Doktorandin/den Doktoranden in Absprache mit der Doktormutter/dem Doktorvater, der Institutsleitung sowie der Betreuerin/dem Betreuer erstellt und zu festgelegten Zeitpunkten aktualisiert.

  • Betreuungszusage

    Mit der Betreuungszusage bestätigt die Erstgutachterin bzw. der Erstgutachter, dass die Bewerberin bzw. der Bewerber die Voraussetzungen zur Promotion erfüllt und davon ausgegangen wird, dass die Promotionsarbeit im vorgegebenen Förderzeitraum zum Abschluss gebracht werden kann.

Zustimmung durch den Doktorandenausschuss

Der Geschäftsbereich Personal bittet den Doktorandenausschuss vor der Einstellung um Zustimmung. Dieser prüft, ob alle formalen Kriterien für die geplante Promotion erfüllt sind und die erforderlichen Dokumente vorliegen. Besonderes Augenmerk liegt dabei auf dem Projekt- und Zeitplan sowie der Betreuungszusage.

Prozessbezogenes Monitoring durch den Doktorandenausschuss

Innerhalb der dreijährigen Förderauer werden dem Doktorandenausschuss regelmäßig die aktualisierten Projekt- und Zeitpläne sowie eine Statusinformation zu den einzelnen Arbeitspaketen vorgelegt. Dies geschieht spätestens 6, 18 und 27 Monate nach dem Start der Promotion. Das Gremium prüft in festem Turnus die Projektfortschritte und kontaktiert bei Abweichungen und Verzögerungen den Doktoranden bzw. die Doktorandin oder den Betreuer bzw. die Betreuerin.


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