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Fremdsprachensekretär (w/m/d)

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Die Bernstein Coordination Site (BCOS) ist eine Außenstelle des Forschungszentrums und Teil des Instituts für Neurowissenschaften und Medizin (INM). Die BCOS ist die nationale und internationale Repräsentation des Bernstein Netzwerks Computational Neuroscience ( https://bernstein-network.de ). Sie unterstützt die Wissenschaftler:innen des Bernstein Netzwerks mit einer breiten Palette an Maßnahmen, z. B. durch die Organisation der jährlichen Bernstein Konferenz und anderen gemeinsamen Veranstaltungen, Vertretung des Netzwerks bei internationalen wissenschaftlichen Konferenzen sowie einer zentralen Presse und Öffentlichkeitsarbeit.

Ausschreibender Bereich
INM-1
Kennziffer
2022-482

Ihre Aufgaben:

  • Erledigung allgemeiner administrativer Aufgaben mit überwiegend fremdsprachlicher Ausrichtung für die Leitung des Institutsbereichs
  • Organisation/Vorbereitung von Sitzungen und wissenschaftlichen Veranstaltungen, Meetings und Kolloquien
  • Teilnehmermanagement
  • Erstellung von Einladungen und Programmen in englischer Sprache
  • Protokollführung in englischer Sprache
  • Abwicklung fremdsprachlicher Korrespondenz
  • Vor- und Nachbearbeitung von Dienstreisen
  • Termin- und Informationsmanagement sowie Terminplanung, -überwachung und -vorbereitung mit Hilfe von elektronischen Kalendern
  • Effektive Aufbereitung und Weiterleitung der eingehenden Anfragen und Informationen
  • Betreuung von nationalen und internationalen Gästen
  • Vorbereitung von Bestellanforderungen
  • Mitwirkung bei der Buchhaltung der Abteilung

Ihr Profil:

  • Staatlich anerkannter/geprüfter (Englisch) Fremdsprachensekretär / Europa-Sekretär (w/m/d) oder gleichwertige Qualifikation bzw. Nachweis der Fremdsprachenkenntnisse (B2/C1 Level)
  • Fundierte Erfahrungen in der selbstständigen Übernahme von Sekretariats- und Administrationsaufgaben
  • Sicherer Umgang mit dem PC (Microsoft, Office Programme etc.)
  • Gutes mündliches und schriftliches Kommunikationsvermögen in deutscher und englischer Sprache
  • Eine stark ausgeprägte Fähigkeit zur kooperativen Zusammenarbeit
  • Sehr sorgfältiger Arbeitsstil, eine strukturierte und systematische Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Selbstständigkeit, Belastbarkeit, Flexibilität, Leistungsbereitschaft
  • Absolute Vertrauenswürdigkeit sowie verbindliche Umgangsformen
  • Erfahrungen mit der Organisation von Lehre im universitären Umfeld, mit modernen Content-Management-Systemen und dem SAP-System sind von Vorteil
  • Erfahrungen in der Durchführung des Bestellwesens

Unser Angebot:

Wir arbeiten an hochaktuellen gesellschaftlich relevanten Themen und bieten Ihnen die Möglichkeit, den Wandel aktiv mitzugestalten! Wir unterstützen Sie in Ihrer Arbeit durch:

  • Ein kreatives Team mit internationaler Perspektive
  • Umfassende Trainingsangebote und individuelle Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung
  • Optimale Voraussetzungen zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben sowie eine familienbewusste Unternehmenspolitik
  • Eine Teilzeittätigkeit mit 19,5 Wochenstunden und eine flexible Arbeitszeitgestaltung
  • 30 Tage Urlaub (in Abhängigkeit des gewählten Arbeitszeitmodells) sowie alle Brückentage und zwischen Weihnachten und Neujahr immer dienstfrei


Wir bieten Ihnen eine spannende und abwechslungsreiche Aufgabe in einem internationalen und interdisziplinären Arbeitsumfeld. Eine zunächst bis zum 31.03.2024 befristete Stelle. Vergütung und Sozialleistungen erfolgen in Abhängigkeit von den vorhandenen Qualifikationen und je nach Aufgabenübertragung im Bereich der Entgeltgruppe 8 nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD-Bund).

Dienstort: Freiburg

Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit vielfältigen Hintergründen, z.B. hinsichtlich Alter, Geschlecht, Behinderung, sexueller Orientierung / Identität sowie sozialer, ethnischer und religiöser Herkunft. Ein chancengerechtes, diverses und inklusives Arbeitsumfeld, in dem alle ihre Potentiale verwirklichen können, ist uns wichtig.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis zum 16.12.2022

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Letzte Änderung: 18.11.2022